Selasa, 29 September 2009

laporan ON THE JOB TRAINING 2008

PROSES PENGARSIPAN KELUAR MASUK TICKET
PADA PT. ELANG PERKASA
JUANDA – SIDOARJO


LAPORAN ON THE JOB TRAINING


Diajukan untuk memenuhi Persyaratan dalam Memperoleh
Kelulusan Program Profesi Satu Tahun

JURUSAN : KOMPUTER APLIKASI BISNIS ADMINISTRASI
PERKANTORAN DAN EKSPOR IMPOR


Disusun Oleh :
Suparman (2810210)



WEARNES EDUCATION CENTER MALANG
Komputer Aplikasi Bisnis Administrasi Perkantoran dan Ekspor Impor
2009

LEMBAR PERSETUJUAN LAPORAN ON THE JOB TRAINING
Laporan OJT dengan judul :
PROSES PENGARSIPAN KELUAR MASUK TICKET
PADA PT. ELANG PERKASA
JUANDA – SIDOARJO

Telah disetujui pada tanggal………………………. :

Dosen Pembimbing Pembimbing Lapangan


( Muhammad Kholid ) ( Ibu Risda )


PT. ELANG PERKASA JUANDA –SIDOARJO


(S U G I O N O)
Office Manager

Malang………………………….

Mengetahui

Wearnes Education Center Malang

Managing Director Manager Of Academic





(Yoyok Hari Subagiono) ( Yunus Handoko)

LEMBAR PERSETUJUAN PENGUJI OJT


Laporan OJT dengan judul :


PROSES PENGARSIPAN KELUAR MASUK TICKET
PADA PT. ELANG PERKASA
JUANDA – SIDOARJO

Telah diuji dehadapan Dewan Penguji pada tanggal, juni 2009 oleh Dewan Penguji :


1.


2.


3.


DAFTAR RIWAYAT HIDUP


Nama : SUPARMAN
Tempat, tanggal lahir : Sumenep, 15-070-09
Jenis Kelamin : Laki-laki
Alamat : L. jang-jang, kangean Arjasa Sumenep
MADURA
Agama : Islam
Status : Pelajar
Kewarganegaraan : Indonesia
Pendidikan :
1. SDN II LAOK JANG-JANG LULUS tahun 2002
2. SMPN 2 KALISANGKA ARJASA lulus tahun 2005
3. SMAN 1 KALINGANYAR ARJASA lulus tahun 2008
4. Lembaga Pendidikan Wearnes Education Center Malang Program Profesi 1 (Satu) Tahun Jurusan Komputer Aplikasi Bisnis Administrasi Perkantoran dan Ekspor Impor tahun 2008-2009

KATA PENGANTAR

Puji syukur Penulis panjatkan kehairat Allah SWT atas segala Rahmat dan Hidayah-Nya yang diberikan kepada Penulis, sehingga panulis dapat menyelesaikan tugas akhir dari kampus dengan baik hasil Pelaksanaan On The Job Training (OJT) Pada PT. ELANG PERKASA SIDOARJO yang penulis laksanakan pada 1 – 30 may.Penulisan Laporan On The Job Training ini merupakan bekal tambahan ilmu yang penulis peroleh selama belajar di Wearnes Education Center. Namun, dengan segala keterbatasan yang penulis miliki, maka pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan banyak terima kasih kepada :
Ayahanda dan Ibunda yang tersayang, terima kasih atas segalanya yang telah diberikan baik material maupun dengan dorongan spiritual selama ini.
Bapak Yoyok Hari sugiono, selaku Managing Director Wearnes Education Center Malang
Bapak Yunus Handoko, selaku Manager Of Academic Wearnes Education Center Malang
Bapak Mohammad Kholid selaku Pembimbing OJT terima kasih atas bantuan yang telah diberikan
Bapak SUGIONO selaku Pemimpin PT. ELANG PERKASA yang telah sudi memberikan tempat untuk OJT di Perusahaan Bapak.
Ibu Evi Cristanti, selaku Dosen Wali KE 7 yang telah dengan sabar serta dengan penuh rasa kasih saying mengajar panulis
Ibu Dwi Okti Oktavia, selaku Dosen pengajar NON KOMP KE 7 terima kasih telah mengajar penulis
Bapak Heru Kustanto, selaku Dosen Pengajar KOMPUTER KE 7 terima kasih telah mengajar penulis
Ibu Risda yang telah rela meluangkan waktunya untuk mengajar penulis bagaimana system kerja di PT. ELANG PERKASA dan cara mengoperasikan Komputer
Seluruh karyawan PT. ELANG PERKASA yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan laporan OJT terima kasih atas bantuannya
Seluruh DOSEN Wearnes Education Center Malang yang telah membatu penulis dalam menyelesaikan Laporan OJT
Semoga amal dan kebaikannya mendapat pahala dan Ridho dari Allah SWT. Dalam penyusuna laporan OJT ini masih banyak kekurangan-kekurangan, untuk itu penulis meminta saran dan kritik yang membangun dari pembaca yang senatiasa penulis harapkan dan akan penulis tampung. Dan penulis berharap laporan ini dapat bermamfaat bagi penulis khusunya, dan pada pembaca umumnya.

Malang, Agustus 2009


Penulis
DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL
LEMBAR PERSETUJUAN LAPORAN On The Job Training............................. ii
LEMBAR PERSETUJUAN PENGUJI On The Job Training.............................. iii
DAFTAR RIWAYAT HIDUP.................................................................................. iv
KATA PENGANTAR............................................................................................... v
SURAT KETERANGAN DARI PT. ELANG PERKASA..................................... vii
DAFTAR ISI............................................................................................................. viii
DAFTAR LAMPIRAN............................................................................................ ix
BAB 1 PENDAHULUAN
........... A. Latar Belakang Masalah.......................................................................... 1
........... B. Perumusan Masalah.................................................................................. 2
........... C. Tujuan OJT dan Penulisan Laporan......................................................... 2
1. Tujuan On The Job Training (OJT).......................................................... 2
2. Tujuan Penulisan Laporan OJT................................................................ 3
D. Kegunaan OJT dan Penulisan Laporan................................................... 3
1. Kegunaan On The Job Training (OJT)................................................... 3
2. Kegunaan Penulisan Laporan................................................................... 4
E. Ruang Lingkup Penulisan ........................................................................ 4
F. Jenis dan Sumber Data.............................................................................. 4
1. Jenis Data............................................................................................... 4
2. Sumber Data........................................................................................... 4
G. Teknik dan Pengumpulan Data................................................................ 5
1. Wawancara............................................................................................ 5
2. Metode Questioner ( daftar pertanyaan )................................................. 5
BAB 11 LANDASAN TEORI
A. Pengertian Prosedur.................................................................................. 6
B. Pengertian Arsip ....................................................................................... 7
C. Pengertian dan Ciri – Ciri Perseroan Terbatas (PT)............................... 7
1. Arti Perseroan Terbatas (PT).................................................................. 7
2. Ciri – Ciri Perseroan Terbatas (PT)......................................................... 8
D. Prosedur Pencatatan dan Pendistribusian................................................ 8
1. Prosedur buku agenda............................................................................. 8
2. Prosedur kartu kendai............................................................................. 8
E. Prosedur Penyimpanan (Filling procedure)............................................. 8
1. Penyimpanan sementara.......................................................................... 9
2. Penyimpanan tetap.................................................................................. 9
a. Pemeriksaan...................................................................................... 9
b. Mengindeks...................................................................................... 9
c. Memberi tanda.................................................................................. 9
d. Menyortir.......................................................................................... 9
e. Menyimpan....................................................................................... 9
F. Sistem Penyimpanan.................................................................................. 10
1. System Kronologis.................................................................................. 10
2. System Nomor........................................................................................ 12
3. System Subyek........................................................................................ 12
G. Peralatan dan Perlengkapan..................................................................... 12
H. Ruang Arsip............................................................................................... 16
I. Personalia................................................................................................... 16
J. Pengawasan pemakaian arsip.................................................................... 16
K. Pengawasan arsip....................................................................................... 17
L. Pemindahan dan Pemusnahan.................................................................... 17
1. Penilaian arsip.......................................................................................... 17
2. Jadwal retensi.......................................................................................... 18
3. Pemindahan arsip..................................................................................... 18
4. Pemusnahan arsip.................................................................................... 18
BAB 111 PENYAJIAN DATA DAN PEMBAHASAN
A. Penyajian Data.......................................................................................... 19
1. Gambaran Umum Perusahaan.................................................................. 19
a. Visi perusahaan................................................................................. 20
b. Misi perusahaan................................................................................ 20
c. Lokasi perusahaan............................................................................. 20
2. Struktur Organisasi.................................................................................. 21
a. Struktur Organisasi............................................................................ 21
b. Pembagian tugas dan tanggung jawab................................................ 23
c. Bidang usaha PT. Elang Perkasa Tour & Travel................................. 24
d. Daftar Kegiatan On The Job Traning................................................. 25
3. Permasalahan berkaitan dengan OJT....................................................... 26
a. Identifikasi Masalah........................................................................... 26
b. Sebab Masalah................................................................................. 26
c. Akibat Masalah................................................................................. 26
d. Alternatif Pemecahan Masalah........................................................... 26
B. Pembahasan............................................................................................... 27
BAB 1V PENUTUP
A.kesimpulan.................................................................................................. 29
B. Saran.......................................................................................................... 29
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN

BAB 1
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah
Dilihat dari perkembangan perusahaan secara keseluruhan, PT. ELANG PERKASA mengalami pertumbuhan yang sangat pesat dalam usahanya, terlihat dalam sistem kerja yang profesional serta kerja yang kreatif dan bisa dikatakan termasuk perusahaan berkembang pesat karena pada saat ini banyak orang senang terhadap pelayanan PT. ELANG PERKASA.
Mengamati perkembangan dan teknologi yang berkembang saat ini, banyak perusahaan – perusahaan dibidang serupa yang menjadi pesaing, tidak menutup kemungkinan perusahaan akan berkembang seiring dengan perkembangan teknologi. Oleh karena itu diperlukan suatu sistem kearsipan perusahaan yang dapat dilihat dari keluar masuknya dokumen, dan dihubungkan dengan penerapan sistem pengarsipan keluar masuk tiket sangat penting guna mempermudah dalam penghitungan tiket yang telah digunakan sehingga di kemudian hari bisa dapat dipertanggung jawabkan kearsipan tersebut. Oleh sebab itu dibutuhkan pengarsipan agar mudah di cari bila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Dari uraian di atas, penulis merasa tertarik untuk mengangkat judul “PROSEDUR PENGARSIPAN KELUAR MASUK TIKET PADA PT. ELANG PERKASA TOUR & TRAVEL Sedati – Sidoarjo”.
B. Perumusan Masalah
Dalam laporan On The Job Training ini penulis merumuskan masalah sebagai berikut “Bagaimanakah proses pengarsipan terhadap keluar masuk tiket di PT. ELANG PERKASA TOUR & TRAVEL Sedati – Sidoarjo”.
C. Tujuan OJT dan Penulisan Laporan
1. Tujuan On The Job Training (OJT )
a. Bagi Mahasiswa
1) Memenuhi persyaratan guna menyelesaikan Program Profesi 1 Tahun Lembaga Pendidikan Berbasis Komputer WEARNES EDUCATION CENTER MALANG
2) Untuk menambah wawasan tentang dunia kerja
3) Mempersiapkan mental yang kuat dan mandiri dalam memecahkan permasalahan yang dihadapi di tempat kerja nanti
b. Bagi Lembaga
1) Terjalinnya kerjasama yang baik antara lembaga dengan perusahaan
2) Sebagai sarana untuk meningkatkan ketrampilan
3) Untuk mengevaluasi sejauh mana mahasiswa dapat menerapkan ilmu pengetahuan yang diperoleh selama pendidikan di kampus
c. Bagi Instansi
Dalam melaksanakan On The Job Training mahasiswa dapat membantu proses pekerjaan karyawan pada perusahaan atau instansi yang bersangkutan.
2. Tujuan Penulisan Laporan
Sebagai salah satu alternatif pemecahan masalah yang dihadapi PT.ELANG PERKASA dalam mengamati keluar masuk ticket. Sehingga ini bisa dijadikan patokan untuk membenahi masalah yang terjadi di kantor tersebut.
D. Kegunaan OJT dan Penulisan Laporan
1. Kegunaan On The Job Training ( OJT )
a. Bagi Mahasiswa
1) Mengetahui secara langsung sistem kerja yang sesungguhnya pada perusahaan atau instansi
2) Memperoleh kemungkinan lebih besar dalam mendapatkan kesempatan kerja
3) Menambah bekal pengetahuan dalam menghadapi dunia kerja yang nyata
b. Bagi Lembaga
Sebagai media untuk mengetahui sejauh mana ilmu yang telah diberikan oleh kampus dan dimanfaatkan oleh penulis selama ditempat pelatihan kerja On The Jon Trainin (OJT).
c. Bagi Instansi
Sebagai sarana untuk mendapatkan masukan yang berupa kritik dan saran dari mahasiswa sehingga perusahaan atau instansi dapat membandingkan dan mengkaji kembali sistem cara kerjanya.
2. Kegunaan Penulisan Laporan
Sebagai salah satu alternatif pemecahan masalah yang dihadapi PT.ELANG PERKASA dalam pengarsipan keluar masuk tiket.
E. Ruang Lingkup Penulisan
Berdasarkan perumusan masalah yang tercantum diatas, maka penulis membatasi pembahasan laporan ini hanya berupa tentang proses pengarsipan terhadap keluar masuk ticket pada PT.ELANG PERKASA Sedati – Sidoarjo.
Pembatasan ini juga diharapkan dapat menghindari kesalah pahaman antara penulis dan pembaca serta menyamakan persepsi antar pembaca agar lebih jelas.
F. Jenis dan Sumber Data
1. Jenis Data
Jenis data yang digunakan adalah data kualitif, yaitu jenis data yang berupa uraian dan tidak berupa perhitungan atau angka.
2. Sumber Data
a. Data Primer
Data primer adalah data yang diperoleh langsung melalui penelitian pada sumber atau objek penelitian . Misalnya, Struktur Organisasi beserta tugas masing-masing bagian.
b. Data Skunder
Data skunder adalah data yang diperoleh dari orang kedua, dimana data ini masih ada kaitannya dengan objek yang diteliti.
G. Teknik Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data/informasi yang digunakan untuk pembuatan laporan ini adalah sebagai berikut :
1. Wawancara
Merupakan teknik pengumpulan data dengan mengajukan pertanyaan langsung kepada narasumber.
2. Metode questioner ( daftar pentanyaan )
Mengajukan pertanyaan tertulis kepada seluruh karyawan untuk memperoleh jawaban yang objektif.











BAB II
LANDASAN TEORI

A. Pengertian Prosedur
Prosedur secara umum dapat diartikan sebagai urutan langkah – langkah dalam melakukan pekerjaan dimana dalam pelaksanaan pekerjaan tersebut dilakukan secara rutin serta melibatkan beberapa orang.
Pengertian prosedur menurut beberapa ahli :
1. Menurut Marom (2001:4)
“Prosedur adalah suatu urut – urutan pekerjaan yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu kegiatan atau lebih disusun untuk menjamin adanya prilaku seragam terhadap transaksi – transaksi perusahaan yang sering terjadi”.
2. Menurut Winardi (1997:95)
“Prosedur adalah rangkaian tugas – tugas yang berhubungan satu sama lain serta merupakan urutan kronologis dan cara yang telah digariskan untuk melaksanakan suatu pekerjaan”.
Dari pengertian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan prosedur adalah suatu urut – urutan tugas didalam melaksanakan suatu pekerjaan yang melibatkan beberapa orang terhadap transaksi – transaksi perusahaan yang terjadi secara langsung.

B. Pengertian Arsip
Arsip merupakan bagian terpenting dalam perusahaan, karena arsip berisi tentang informasi dan keterangan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Oleh karena itu suatu perusahaan perlu sistem kearsipan yang baik sehingga dapat menunjang kelancaran kegiatan perusahaan, adapun yang dimaksud arsip antara lain :
1. Menurut The Liang Gie (1998 : 217)
“Arsip adalah kumpulan harkat yang disimpan secara sistematik, karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”
2. Menurut undang – undang nomor 7 tahun 1971, arsip adalah :
Naskah – naskah yang dibuat dalam dan diterima oleh lembaga Negara dan badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan perusahaan.
C. Pengertian dan Ciri – Ciri Perseroan Terbatas (PT)
1. Arti Perseroan Terbatas (PT)
Perseroan Terbatas (PT) adalah organisasi bisnis yang memiliki badan hokum resmi yang dimiliki oleh minimal dua orang dengan tanggung jawab yang hanya berlaku pada perusahaan tanpa melibatkan harta pribadi atau perseorangan yang ada didalamnya. (Musselman, 1996:78)
Dalam Perseroan Terbatas (PT) pemilik modal tidak harus memimpin, karena dapat menunjuk orang lain diluar pemilik modal untuk menjadi pimpinan. Untuk mendirikan suatu Perseroan Terbatas (PT) dibutuhkan sejumlah modal besar dan berbagai persyaratan lainnya.
2. Ciri – Ciri Perseroan Terbatas (PT)
a) Terbatas pada modal tanpa melibatkan harta pribadi
b) Kewajiban kepemilikan modal dapat berpindah tangan
c) Mudah mencari tenaga kerja untuk karyawan atau pegawai
d) Dapat dipimpin oleh orang yang tidak memiliki bagian dalam saham
D. Prosedur Pencatatan dan Pendistribusian
Ada 2 macam prosedur yang umumnya digunakan :
1. Prosedur buku agenda
Halaman ini berisi kolom – kolom keterangan data surat yang dicatat. Buku agenda juga dipakai sebagai alat bantu untuk mencari keluar masuk ticket yang disimpan didalam file.
2. Prosedur kartu kendali
Pada prosedur pencatatan dan pendistribusian dengan menggunakan kartu kendali. Penemuan data lebih mudah dibanding dengan buku agenda, sebab kartu kendali disusun secara sistematis di dalam kotak, sedangkan buku agenda disusun secara kronologis.
E. Prosedur Penyimpanan (Filling procedure)
Menurut Zulkifli Amsyah ( 2001:62), prosedur penyimpanan adalah langkah – langkah yang sehubungan dengan akan disimpannya suatu file. Ada dua macam prosedur penyimpanan yaitu :
1. Penyimpanan sementara (File Pending)
File yang digunakan untuk menyimpan sementara sebelum suatu file selesai diproses. Warkat yang tertunda sampai waktu tertentu misalnya dapat dimasukkan dalam map bulan dan tanggal yang dikehendaki. Setelah selesai diproses barulah disimpan pada file penyimpanan.
2. Penyimpanan Tetap
Langkah – langkah penyimpanan tetap yaitu :
a. Pemeriksaan
Langkah persiapan menyimpan data keluar masuk ticket dengan memeriksa setiap lembar untuk memperoleh kepastian bahwa data tersebut sudah siap untuk disimpan
b. Mengindeks
Pekerjaan menentukan pada nama apa atau subjek apa atau kata tangkap lainnya data akan disimpan
c. Memberi tanda
Langkah ini disebut juga pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditemukan pada langkah pekerjaan mengindeks
d. Menyortir
Mengelompokkan data-data untuk persiapan ke langkah terakhir yaitu penyimpanan
e. Menyimpan
Menempatkan dokumen sesuai system penyimpanan dan peralatan yang digunakan
F. System Penyimpanan
Menurut Zulkifli Amsyah (2001:71), system penyimpanan meliputi :
1. System kronologis
Adalah sistem penyimpanan warkat yang didasarkan kepada urutan waktu arsip diterima atau waktu dikirim keluar. Penyimpanan warkat sistem ini biasanya menggunakan map order. Sistem kronologis sering dipergunakan pada penyimpanan arsip inaktif.
Arsip - arsip inaktif dapat disimpan dengan mempergunakan sistem kronologis karena :
a. Arsip sudah kurang dipergunakan sehingga penemuan yang cepat masih dapat ditawar
b. Jumlah arsip yang sangat banyak sehingga penggunaannya memerlukan system yang mudah
c. Perlengkapan dan peralatan yang digunakan untuk sistem kronologis lebih sederhana dan dengan kapasitas yang banyak
Susunan penyimpanan
Ada 2 macam susunan penyimpanan yaitu :
a. Susunan abjad
b. Susunan nomor
Sistem penyimpanan yang susunannya berdasarkan urutan abjad adalah sistem nama, sistem geografis, dan sistem subjek. Sistem penyimpanan yang berdasarkan susunan nomor adalah sistem kronologis dan sisitem numeric (nomor). Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan urutan abjad dari kata tangkap (nama) dokumen yang bersangkutan.
Sistem abjad umumnya sebagai sistem penyimpanan arsip karena :
a. Dokumen – dokumen cenderung dicari atau diminta melalui nama
b. Petugas menginginkan agar dokumen – dokumen dari nama yang sama, akan berkelompok dibawah 1 nama
c. Jumlah langganan yang berkomonikasi banyak jumlahnya
Keuntungan pemakaian sistem abjad adalah :
a. Dokumen berasal dari satu nama ( nama individu atau nama badan) yang sama akan berkelompok menjadi satu.
b. Surat masuk dan pertanggal surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map.
c. Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengiriman tanpa mempergunakan indeks.
Kelemahan dalam sistim abjad adalah :
a. Pencarian dokumen untuk nama orang tidak dapat dilakukan melalui bagian nama yang lain seperti nama depan atau panggilan, tetapi harus melalui nama belakang.
b. Surat – surat atau dokumen yang ada hubungan satu sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya akan terletak terpisah didalam penyimpanan.
c. Ejaan huruf sering berubah seperti eo-u, ch-kh, tj-c, sedangkan nama orang ditulis berdasarkan kemauan ejaan masing-masing
2. Sistem nomor
System nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi) adalah Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.
Keuntungan system nomor :
a. Teliti
b. Kode nomor dapat disamakan untuk semua unit kerja
c. Perluasan nomor tidak terbatas
Kerugian system nomor :
a. Untuk map campuran diperlukan file tersendiri
b. Ongkos agak tinggi
c. Indeks yang disusun alfabetis harus mengikuti ketentuan peraturan mengindeks
Untuk menyimpannya ada 2 cara :
a. Kotak sendiri
Cara ini kurang praktis karena harus menambah peralatan dan letaknya terpisah dari map – map.

b. Map tersendiri
Cara ini lebih praktis dengan map – map yang diberi label “Petunjuk silang” dan diletakkan di bagian paling belakang laci file cabinet dan dalam pencariannya pun lebih mudah serta efisien dalam penggunaan peralatan.
3. Sistem subyek
Sistem subyek adalah penyimpanan dokumen yang berdasarkan dokumen yang berdasarkan kepada isi dokumen bersangkutan.
Sistem subyek ada 2 macam :
a. Sistem subyek murni
Adalah sistem subyek yang pengelompokan subyeknya berdasarkan urutan abjad.
b. Sistem subyek bernotasi
Adalah sistem subyek yang pengelompokan subyeknya berdasarkan urutan kode tertentu.
Petunjuk silang adalah alat bantu yang dapat dipergunakan untuk menemukan suatu dokumen melalui nama lain atau kata tangkap lain yang bukan merupakan kata tangkap yang sudah dipergunakan dalam penyimpanan. Pada sistem subjek ini petunjuk silang adalah dari subjek kedua menunjuk ke subjek pertama karena surat berada pada map yang labelnya subjek pertama.

G. Peralatan dan Perlengkapan
Keberhasilan dari kegiatan managemen kearsipan juga secara langsung dipengaruhi oleh peralatan yang dipergunakan untuk menyimpan arsip dan efisiensi pemakaian peralatan tersebut. kriteria pemilihan peralatan tersebut.
Kriteria pemilihan peralatan :
1. Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan, termasuk ukuran, jumlah, berat, komposisi fisik dan nilainya.
2. Frekuensi penggunaan arsip.
3. Lama arsip disimpan di file aktif dan file inaktif.
4. Lokasi dari fasilitas penyimpanan (sentralisasi dan desentralisasi)
5. Bentuk organisasi
6. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan.
Tipe peralatan penyimpanan
1. Alat penyimpan tegak
Peralatan tegak adalah jenis yang umum dipergunakan dalam kegiatan pengurusan arsip. Jenis ini sering disebut dengan almari arsip (filling cabinet).
2. Alat penyimpanan menyamping (lateral file)
Walaupun sebenarnya arsip diletakkan juga secara vertical, tetapi peralatan ini tetap saja disebut file lateral. Karena letak map-mapnya menyamping laci. Penyimpanan arsip dalam laci akan lebih mempercepat penemuan dari pada penyimpanan dalam kotak karton di rak terbuka.

3. Alat penyimpanan elektrik (power file)
Bila ingin mempergunkan file elektrik, factor - faktor berikut sangat perlu untuk dipertimbangkan :
a. pakah fondasi lantai cukup kuat untuk menampung berat dari file tersebut?
b. Bila instalasi file jenis ini dibuat permanen maka perlu dipertimbangkan akan keperluan pengembangan ruangan yang cukup di masa depan
c. Apaka peralatan dan ruangan dapat melindungi serta mengamankan arsip-arsip yang disimpan?
4. Alat penyimpanan untuk media Komputer.

Ada dua macam media informasi yang merupakan hasil pekerjaan komputer yaitu media dan cetakan komputer (print out)
5. Alat penyimpanan “visible”
Alat penyimpanan jenis ini yang banyak dipergunakan adalah jenos kardex. Kardex tersebut dari metal dalam bentuk almari kecil dengan laci-laci tipis yang banyak. Penyimpan visible sering dipergunakan untuk informasi yang diperlukan dengan cepat, misalnya untuk investaris, kartu penjualan dan pembelian, data karyawan dan lain-lain.
Perlengkapan penyimpanan
1. Penyekat lem
Penyekat lem adalah lembaran yang dapat dibuat dari karton atau tripleks yang digunakan sebagai pembatas dari arsip-arsip yang disimpan.
2. Map
Faktor – faktor juga dapat diperoleh dalam berbagai model dan bahan, jumlah dan file dokomen yang defile, serta cara pembuatan dokomen di dalamnya hendaknya dijadikan pedoman dalam menentukan pilihan.
3. Penunjuk
Penunjuk dalam mempunyai fungsi : sebagai tanda untuk membimbing dan melihat cepat kepada tempat-tempat yang diinginkan di dalam file.
4. Kata tangkap
Judul yang terdapat dalam tonjolan disebut juga kata tangkap. Bilamana memilih kata tangkap baik berupa huruf abjad, mana maupun subjek, haruslah diingat untuk membuat sesingkat mungkin sehingga dapat dibaca dengan mudah dan cepat.
5. Alat bantu kearsipan
Label-label untuk laci, penyekat dan folder penyedia dalam berbagai model. Mereka tersedia dalam bentuk tercetak atau kosong, sudah dengan lem dan tidak. Bermacam – macam warna tersedia untuk keperluan penggolongan dan pengelompokan.
H. Ruang Arsip
Ruang tempat penyimpanan arsip hendaklah selalu dalam keadaan bersih dan kering agar arsip dapat aman dari berbagai jenis akibat kerusakan. Pengamanan (Konservasi) arsip dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu pencegahan (preventive) dan perbaikan sesudah kerusakan terjadi (restoration)
I. Personalia
Personalia yang diperlukan untuk kegiatan manajemen kearsipan dipengaruhi oleh 2 faktor, yaitu :
1. Bentuk organisasi yang diperlukan
2. Besar kecilnya ukuran organisasi
J. Pengawasan Pemakaian Arsip
Arsip – arsip sering kali dikeluarkan dari tempat penyimpanannya (file), bilamana arsip tersebut diperlukan untuk sesuatu pemakaian pengeluaran arsip dari tempatnya dapat terjadi karena :
1. Peminjaman
Merupakan keluarnya arsip ataupun karena dipinjam baik oleh atasan sendiri teman seunit kerja ataupun oleh kolega sekerja dari unit kerja lain dalam organisasi.
2. Pelayanan
Arsip sering digunakan untuk membantu pelayanan kepada pelanggan (nasabah), karyawan unit kerja atau karyawan lain – lain dari unit kerja.
K. Pengawasan Arsip
Menurut Zulkifli Amsyah (2001:207)
Adalah membatasi jumlah arsip yang ada setiap karyawan. Jumlah yang dikehendaki akan tergantung kepada jenis masing – masing kegiatan.
L. Pemindahan dan Pemusnahan
1. Penilaian Arsip
Penilaian dilakukan terhadap setiap jenis arsip agar dapat ditentukan berapa lama jenis arsip bersangkutan disimpan di file aktif dan file inaktif. Kriteria penilaian yang umum dapat dipergunakan adalah ALFRED, singkatan dari Administrative Value (Nilai Administrasi), Legal Value ( Nilai Hukum), Financial Value (Nilai Uang), Reseach Value (Nilai Penelitian), Documentary Value (Nilai Dokumentasi).
Ada 4 golongan arsip yaitu :
a. Arsip Vital (Presentase nilai 90-100), yaitu yang yang penting bagi perusahaan dan tidak dapat diganti kembali bila dimusnahkan.
b. Arsip penting (presentase nilai 50-89), arsip ini dilengkapi bisnis rutin dan dapat diganti dengan biaya tinggi dan lama.
c. Arsip berguna (Presentase nilai 10-49), arsip ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah.
d. Arsip tidak berguna (Presentase nilai 0-9), arsip ini dapat dimusnahkan sesudah dipakai sementara.
2. Jadwal Retensi
Merupakan jadwal pemindahan dan pemusnahan arsip sesuai dengan lama masing - masing jenis arsip disimpan pada file aktif, file inaktif, dan kemudian dimusnahkan.
3. Pemindahan Arsip
Umumnya kantor – kantor mengelola kearsipan berdasarkan asas kombinasi sentralisasi - desentralisasi. Artinya selama masih aktif maka arsip dikelola dan disimpan pada unit kerja masing – masing, sedangkan arsip yang sudah inaktif dikelola dan disimpan pada unit arsip sentral.
4. Pemusnahan Arsip
Prosedur pemusnahan umum terdiri dari langkah – langkah berikut ini :
a. Seleksi
b. Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan (daftar pertelaan)
c. Pembuatan berita acara pemusnahan
d. Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi
Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara :
a. Pembakaran
b. Penghancuran dengan mesin penghancur kertas
5. Keuntungan dari adanya pemindahan dan pemusnahan arsip adalah :
a. Penghematan penggunaan ruang kantor
b. Penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan kearsipan
c. Tempat arsip yang agak longgar akan memudahkan petugas bekerja dengan arsip











BAB III
PENYAJIAN DATA DAN PEMBAHASAN

A. Penyajian Data
1. Gambaran Umum Perusahaan
PT. ELANG PERKASA adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang Jasa. Awal berdiri pada tahun 2007, namun sebelum berdirinya perusahaan ini, awal mulanya H. SANTOSO yang sekarang jadi direktur kantor, bekerja disalah satu agen travel di DUTA, namun karena beliau sudah tidak bekerja lagi di kantor tersebut akhirnya beliau memutuskan untuk bekerja di BANDARA langsung. Pada waktu itu bergabunglah PAK UDIN yang sekarang menjadi Manager Marketing. Pada waktu itu mereka mempunyai karyawan 2 orang saja yang kebetulan keluarganya sendiri. Pada waktu itu beliau masih belum mempunyai kantor sendiri, namun pada akhirnya, karena keuletan dan ketekunan mereka berempat, maka akhirnya mereka mendapatkan omset jutaan perbulan. karena keberhasilan itu H.SANTOSO mempunyai keinginan untuk membangun sebuah kantor.
Kebetulan pada waktu itu ada kantor yang di sewakan. Tepatnya di Jl. Juanda Baru No. 9 Sedati – Sidoarjo. Nama yang mereka ambil bermula dari H. SANTOSO yang mempunyai sebuah kartu yang bergambarkan ELANG. Beliau akhirnya merapatkan ELANG tersebut dan akhirnya disetujui oleh karyawan - karyawannya. Namun sayang ELANG ternyata belum cukup, dan usulan akhirnya masuk dari salah satu karyawan yang menambahkan agar lebih kelihatan gagah, maka ditambahkan PERKASA, akhirnya usulan tersebut disetujui juga. Maka secara resmi nama ELANG PERKASA lah yang akhirnya dipilih pada tanggan 29 maret 2007. Musibah datang pada tahun 2008, ada sebuah masalah yang menyebabkan ELANG PERKASA pindah kantor. Karena masalah itulah akhirnya ELANG PERKASA pindah tempat ke JL.Raya Pabean 9B Sedati – Sidoarjo, tepatnya di Komplek Pasar Wisata Juanda Blok B. No. 3.
a. Visi Perusahaan
PT. Elang Perkasa mengemban visi untuk melaksanakan kegiatan usaha dibidang perusahaan jasa, yang mengutamakan pelayanan dab kenyamanan calon pembeli.
b. Misi perusahaan
PT.Elang Perkasa menembus dunia kerja yang kreatif serta memudahkan pembeli dalam pembelian ticket pesawat.
c. Lokasi perusahaan
Penentuan lokasi perusahaan sangat penting karena mempengaruhi kegiatan operasional. Oleh Karena penetapan lokasi harus didasarkan pada pertimbangan terhadap semua faktor yang dapat mempengaruhi aktivitas terganggu, sehingga hal tersebut dapat menimbulkan kerugian yaitu tidak tercapainya tujuan, baik jangka pendek maupun jangka panjang.
Dengan memperhatikan hal tersebut maka PASAR WISATA SEDATI dipilih menjadi lokasi perusahaan karena alasan sebagai berikut :
1) Di daerah Sedati adalah tempat bekas kantor travel, sehinnga tak heran jika Elang Perkasa memilih tempat yang letaknya yang sangat strategis.
2) Tersedia fasilitas pembangkit listrik dari PLN dan tersedianya potensi air.
2. Struktur organisasi
a. Struktur organisasi
Struktur organisasi dibuat guna membantu kelancaran aktifitas perusahaan dalam menjalankan kegiatan – kegiatan perusahaan untuk mencapai tujuannya.
Organisasi atau struktur yang secara langsung mengatur orang – orang atau anggota yang berada di dalamnya bekerja sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing – masing.
PT. Elang Perkasa sendiri memiliki struktur organisasi dalam pendelegasian tugas dan wewenang, dimana organisasi yang ada diharapkan mampu menjalankan aktifitasnya dengan lancar sesuai dengan rencana yang telah diharapkan.





Gambar 1.1
Struktur organisasi PT. ELANG PERKASA TOUR & TRAVEL SIDOARJO

Direktur Utama

Wakil Direktur



Operasional Manajer







Administrasi
Dines luar
Ticketing 2
Ticketing 1
Kasir


Sumber data : PT. ELANG PERKASA TOUR & TRAVEL Sidoarjo








b. Pembagian tugas dan tanggung jawab
PT.Elang Perkasa Sedati – Sidoarjo dipimpin oleh seorang Direktur H.Santoso. Tugas pokok dari seorang direktur adalah menyelenggarakan fungsi kegiatan visi dan misi perusahaan.
Adapun tugas dan tanggung jawab direktur :
1. Direktur Utama
a) Membuat program dan rencana anggaran tahunan
b) Menggaji seluruh karyawan kantor
c) Membina kehidupan bersama
2. Wakil Direktur
a) Mewakili direktur apabila berhalangan masuk kerja
b) Membantu Direktur dalam membina tenaga administrasi serta mengelola kehidupan bersama
3. Operasional Manager
a) Bertanggung jawab atas aktivitas kantor
b) Mengoperasikan perusahaan sesuai dengan kebutuhan
c) Menjalankan rapat bila Direktur atau Wakil Direktur tidak hadir
4. Administrasi
a) Menyusun laporan keuangan
b) Mengontrol keluar masuknya keuangan perusahaan
5. Kasir
a) Mengadakan cek dan ricek pada gaji PT. Elang Perkasa yang akan dibayarkan berdasarkan table kepangkatan dari jabatan yang diemban serta melaksanakan pembayaran
b) Melaksanakan kegiatan penyimpanan, penerimaan dan pembayaran uang atas perintah jabatan yang berwenang
c. Bidang Usaha PT. Elang Perkasa Tour & Travel
Inti dari kegiatan usaha perusahaan ini adalah melayani para pembeli tiket pesawat terbang, dan menyediakan tiket tour & travel.
d. Daftar kegiatan On The Job training
Adapun












NO
TANGGAL
PROGRAM AKTIVITAS HARIAN
1
01 Mei 09
pengenalan tentang tata cara mengoperasikan computer
2
02 Mei 09
Pengenalan tentang pembokingan tiket pesawat
3
03 Mei 09
( libur )
4
04 Mei 09
Melayani para calon pembeli ticket dan mengerjakan tugas
5
05 Mei 09
mengerjakan tugas yang diberikan Pemimpin perusahaan
6
06 Mei 09
mengajarkan pengoperasian computer pada calon karywan baru
7
07 Mei 09
Diajak menghadiri acara pembukaan cabang baru pada pesawat citilink
8
08 Mei 09
Mengerjakan pekerjaan yang diperintahkan
9
09 Mei 09
Mencari data untuk bahan laporan
10
10 Mei 09
( libur )
11
11 Mei 09
Mengerjakan tugas yang diberikan
12
12 Mei 09
Membuat invoice
13
13 Mei 09
Melayani para calon pembeli
14
14 Mei 09
Melayani para calon pembeli
15
15 Mei 09
Mencari data untuk bahan laporan
16
16 Mei 09
Mengerjakan tugas yang diberikan
17
17 Mei 09
(libur)
18
18 Mei 09
Membuat invoice dan membuat surat undangan
19
19 Mei 09
Mencari data untuk laporan
20
20 Mei 09
Melayani penumpang dalam pembelian ticket
21
21 Mei 09
Mencari data untuk laporan
22
22 Mei 09
Mencatat keluar masuknya ticket dan membuat invoice
23
23 Mei 09
Melayani penumpang dalam pembelian ticket
24
24 Mei 09
(libur)
25
25 Mei 09
Melayani penumpang dan mengerjakan tugas
26
26 Mei 09
Mencatat keluar masuknya ticket
27
27 Mei 09
Menjelaskan kepada calon agen baru tentang penggunaan computer
28
28 Mei 09
Membuat invoice dan mencetaknya
29
29 Mei 09
Mengerjakan tugas
30
30 Mei 09
Pamitan kepada bos dan karywan



Kegiatan On The Job Training
5. Permasalahan berkaitan dengan OJT
a. Identifikasi masalah
Permasalahan yang timbul di PT. Elang Perkasa Tour & Travel adalah :
1) Sulitnya menghitung dan mengingat berapa ticket yang sudah masuk dan berapa ticket yang sudah keluar
2) Tidak adanya tempat yang khusus buat penempatan data (file) tersebut, sehingga sulit dalam pencariannya
3) Tidak adanya pencatatan khusus dalam keluar masuknya tiket
b. Sebab masalah
Permasalahan yang timbul disebabkan oleh sebagai berikut :
1) Sistem kearsipan yang kurang efisien
2) Tidak adanya buku khusus untuk pencatatan keluar masuk ticket
3) Kurangnya fasilitas tempat arsip – arsip sehingga penempatannya tidak teratur
c. Akibat masalah
Akibat dari permasalahan yang ada mengakibatkan :
1) Pemborosan waktu kerja hanya untuk mencari data – data tersebut
2) Arsip yang tidak ditampung karena kurangnya fasilitas tempat penyimpanan akhirnya tercecer dan hilang
d. Alternatif pemecahan masalah
Sehingga alternatif pemecahan masalah penulis ambil adalah sebagai berikut :
1) Menggunakan prosedur kearsipan sebagai acuan dalam penyimpanan arsip yang sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan instansi.
2) Menyusun arsip yang teratur dan penambahan penyediaan fasilitas ruang penyimpanan arsip sesuai kebutuhan.
3) Melakukan pencatatan baik dengan buku agenda, maupun alat bantu lain, agar nanti bisa dipertanggung jawabkan.
B. Pembahasan
Dilihat dari permasalahan yang ada pada identifikasi masalah, suatu perusahaan harus memiliki fasilitas atau tempat penyimpanan arsip yang memadai serta penataan arsip juga harus teratur supaya pengklafikasian atau pengelompokan arsip sesuai dengan sistem kearsipan yang digunakan dimana suatu perusahaan besar tidak menutup kemungkinan pelaksanaan ketatausahaan yang berkaitan dengan keluar masuknya ticket akan sering dilakukan sebab perusahaan dikatakan maju bila dilihat dari sedikit banyaknya keluar masuk ticket, untuk itu perlu adanya penanganan keluar masuk ticket tersebut. Sebab data tersebut perlu adanya jaminan keselamatan baik penggunaannya maupun penyimpanannya. Untuk itu sangat perlu adanya penunjang untuk pencapaian tujuan tersebut supaya dapat ditangani dengan baik. Sebab arsip – arsip tersebut berfungsi sebagai bahan informasi yang diperlukan bagi kelangsungan perencanaan dan pelaksanaan kegiatan perusahaan. Selain itu juga merupakan suatu bukti tertulis.
Pencapaian tujuan pengarsipan yang sesuai dengan fungsi arsip tersebut maka selain pemenuhan penunjang penyimpanan ruang arsip yang lebih lagi adanya seorang administrator yang menguasai bidang kearsipan. Sistem pengarsipan digunakan dalam penanganan arsip hingga arsip tersebut perlu adanya penyimpanan serta penemuan kembali ketika diperlukan, maka sistem inilah yang sangat menunjang bagi kesuksesan dan kelancaran proses pengarsipan itu sendiri :
1) Penanganan dan pengarsipan tiket masuk
Penanganan tiket masuk ini harus diagendakan terlebih dahulu baru kemudian deserahkan kepada pemimpin untuk diperiksakan dan disertai lembar disposisi. Lembar disposisi ini berguna untuk mencatat perintah singkat dalam bentuk tertulis. Setelah itu diserahkan kepada bagian pengarsipan untuk dimasukkan dan dicatat kemudian catatan tersebut diarsipkan untuk kemudian dijadikan bukti jika terjadi masalah dikemudian hari.
2) Penanganan dan pengarsipan tiket keluar
Penanganan tiket masuk ini harus diagendakan terlebih dahulu baru kemudian deserahkan kepada pemimpin untuk diperiksakan dan disertai lembar disposisi. Lembar disposisi ini berguna untuk mencatat perintah singkat dalam bentuk tertulis. Setelah itu diserahkan kepada bagian pengarsipan untuk dimasukkan dan dicatat kemudian catatan tersebut diarsipkan untuk kemudian dijadikan bukti jika terjadi masalah dikemudian hari.




Gambar 1.2
Alur tiket masuk PT. ELANG PERKASA TOUR & TRAVEL Sidoarjo
Tiket masuk
Agenda tiket masuk
Disposisi pimpinan
Arsip


Data Sumber : PT. ELANG PERKASA TOUR & TRAVEL Sidoarjo


Gambar 1.3
Alur tiket keluar PT. ELANG PERKASA TOUR & TRAVEL Sidoarjo

Tiket keluar
Agenda tiket masuk
Disposisi pimpinan
Arsip

Data Sumber : PT. ELANG PERKASA TOUR & TRAVEL Sidoarjo






BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Setelah melaksanakan On The Job Training selama kurang lebih 1 bulan di PT. ELANG PERKASA TOUR & TRAVEL yang berlokasi di komplek pasar wisata sedati – Sidoarjo, dan bergerak dibidang perusahaan jasa Tour & Travel maka penulis akan menyimpulkan beberapa kelebihan dan kekurangan yang terjadi di PT. ELANG PERKASA TOUR & TRAVEL
Adapun sistem pengorganisasian arsip yang digunakan di PT. ELANG PERKASA adalah sistem campuran yaitu gabungan antara sistem sentralisasi dan desentralisasi. Prosedur kearsipan di PT. ELANG PERKASA TOUR & TRAVEL terdiri dari penanganan, pemeliharaan, penysusutan dan pemusanahan arsip. Kegiatan kerja di PT.ELANG PERKASA pada umumnya saling berhubungan erat antar PUSAT BANDARA khususnya dan SUB AGEN pada umumnya.
1. Penanganan arsip yang belum memuaskan
2. Tidak adanya pendataan arsip
3. Kurangnya fasilitas atau tempat untuk penyimpanan arsip
B. Saran
Sebagai suatu instansi yang besar PT. ELANG PERKASA yang menganut sistem sentralisasi dan desantralisasi atau campuran maka sepenuhnya PT. ELANG PERKASA memiliki fasiltas atau tempat khusus penyimpanan arsip tersebut, serta lebih serius dalam pencatatan keluar masuknya ticket karena ini merupakan suatu bukti yang dapat dipertanggung jawabkan jika terjadi masalah dikemudian hari. Dengan demikian akan mempermudah dalam penyimpanan arsip dan mempermudah dalam mengetahui berapa jumlah keluar masuk ticket tersebut.
Selain itu pembagian tugas harus disendirikan agar dari salah satu karyawan tidak memiliki beban yang melebihi batas kemampuannya, bila perlu diadakan penambahan karyawan baru. Mengingat ruang kantor yang kurang besar diharapkan agar tidak memakai benda atau tempat yang memakan banyak ruangan serta gunakannlah fasilitas atau tempat kantor sesuai dengan kebutuhan. Ini bertujuan agar proses kantor lebih dapat berjalan dengan lancar.
Sarana untuk kearsipan yang baik seharusnya diterapakan pada masing - masing departemen yang di PT.ELANG PERKASA. Karena



DAFTAR PUSTAKA

Marom, Chairul, 2000, Sistem akuntansi perusahaan dagang, Jakarta : PT. Grasindo
Amsyah, zulkifli, 2001, Manajemen Kearsipan, Jakarta : PT. Gramedia
Liang Gie, The, 2000, Adminstrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta : Liberty
Mosselma, 1996, pengantar ekonomi perusahaan, Jakarta , erlangga

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar